L’Essentiel à Savoir sur La Planification de Projet

Un projet sans plan, est un projet voué à l’échec. Que vous soyez chef d’équipe de travail ou responsable d’une entreprise, la planification de projet est l’un des éléments essentiels de réussite de votre projet. Car, elle permet d’organiser votre temps selon les activités prévues et de vous orienter dans la poursuite et l’atteinte des objectifs avec efficacité.

Cela étant, la réussite d’une planification implique une certaine rigueur en amont, une évaluation en avale et pendant la réalisation des tâches assignées. Ceci dit, l’optimisation du temps selon le délai prévu ne doit souffrir d’aucune faille.

Dans ce nouveau billet que je vous présente ; nous allons découvrir ensemble les astuces à mettre en œuvre afin de réussir la planification d’un projet ou d’une activité entreprise. Ici, nous vous présentons quelques techniques et conseils à adopter. Mais avant, je réponds d’abord à la question sur la gestion des dépenses dans cet article. Car, planifier un projet c’est veiller aussi à gérer les dépenses et charges y afférentes.

En quoi consiste alors la planification de projet ?

Bonne question, mais tout d’abord il faut savoir que chaque projet doit avoir un début et une fin. C’est que nous appelons le délai du projet. Ainsi, planifier un projet revient à faire une organisation minutieuse des tâches à réaliser dans un délai bien précis.

Mais aussi, la planification englobe un ensemble d’activités qui consiste à déterminer et à ordonnancer soigneusement les tâches et activités du projet, à estimer leurs charges et leurs coûts afin de déterminer les moyens nécessaires à leur réalisation ou accomplissement.

La planification de projet a pour rôle d’éclaircir les attributions de chaque acteur du projet. Elle repartie les équipes de travail d’un côté et les tâches de l’autre, en renforçant la collaboration et la cohésion entre les parties prenantes du projet. Pour ce faire, chaque acteur doit comprendre qu’un retard sur l’une de ses tâches entraîne automatiquement le retard sur les activités des autres.

Plus, on planifie ses activités en amont avec méthodes et rigueurs, plus le projet a plus de chance d’être réalisé dans le délai prévu. Bien entendu, la planification devra donc être un moyen rationnel mis en œuvre par le chef de projet pour ajuster les structures de l’organisation aux objectifs futurs à atteindre.

Par où commencer pour faire la planification de projet ?

A chaque question, une réponse appropriée. Il faut toujours commencer par le début. Bien sûr, la première étape dans la planification de projet consiste à identifier les tâches ou activités du projet. En effet, inventorier toutes les activités à réaliser est important dans le but de s’assurer de l’atteinte des objectifs dans le temps et délai.

L’identification des tâches du projet, vous facilitera une bonne projection dans le futur. Elle vous donne également les avantages et rôle de chaque acteur dans la réussite du projet. Ainsi, pour chaque tâche identifiée, vous devez déterminer, les éléments suivants :

• La durée de la tâche, c’est-à-dire le temps prévu pour le travail
• Le coût, c’est-à-dire toutes les charges en termes des dépenses destinées à l’activité
• La date maximale de l’accomplissement effectif de la tâche après une courte marge de manœuvre
• L’acteur destiné à accomplir la tâche : c’est-à-dire le superviseur de l’activité

Il est souhaitable que vous clôturiez un projet avant son arrivé à l’échéance. Cela étant, vous devez penser à identifier les tâches qui peuvent vous empêcher à réaliser d’autres activités du projet, pour ne pas être surpris par la suite.

Les étapes essentielles de planification de projet

Comme nous l’avions dit dans les sections précédentes, la planification de projet est une étape cruciale dans la poursuite des objectifs de l’entreprise. Cela étant, si la planification de projet doit faire parlée d’elle-même dans la gestion de projet en passant par les étapes clés qu’il sied de vous présenter.

Etape 1 : Le découpage des tâches en phases chronologiques

Cette étape de découpage des tâches consiste à procéder à morcellement des différentes tâches du projet en suivant un certain ordre chronologique. De ce fait, chaque phase découpée doit faire ressortir une liste des tâches à accomplir, les dépenses y afférentes et les ressources (humaines et matérielles) nécessaires à allouer.

Etape 2 : La hiérarchisation des tâches découpées

Cette étape succède à la première étape. En effet, une fois le découpage des tâches terminé, le chef de projet doit décider lesquelles parmi les tâches seront prioritaires et qui seront être réalisées en premier. Ici, vous devez déterminer les possibles interdépendances entre les tâches afin d’anticiper les problèmes qui peuvent s’en suivre.

Etape 3 : L’ordonnancement des activités et tâches du projet

Cette étape consiste à déterminer l’ordre par lequel chaque tâche se réalisera. Elle consistera également à faire une identification des tâches séquentielles et celles qui seront réalisées instantanément. La relation d’interdépendance entre les tâches doit également faire partie du processus d’ordonnancement.

Etape 4 : Elaboration du planning des activités

Les tâches sont découpées, hiérarchisées et ordonnancées. L’objectif du planning est de déterminer les charges à estimer pour chaque tâche et fixer les différentes dates pour leur réalisation. L’utilisation des techniques et méthodes appropriées doivent vous guider. Par exemple l’utilisation de PERT (Progam Evaluation and Review Technique), le Diagramme Gantt Project ou bien même le CPM (Critical Path Method).

Pour chaque tâche liée à cette étape du planning vous devez déterminer les dates de début et de fin au plus tôt et les dates de début et de fin au plus tard. Ce faisant, à chaque tâche correspondra quatre dates pour sa réalisation. Ainsi, la durée estimée pour la réalisation d’une tâche sera calculée en faisant la différence entre sa date de fin et sa date de début.

Etape 5 : L’identification des risques probables

Les risques sont quasi probables dans la gestion de projet et leur impact peut affecter l’évolution normale des activités du projet. Cela étant, l’identification des risques aura pour objectif l’anticipation des certains problèmes qui peuvent subvenir tout au long des activités. Ces risques peuvent être dus : au manque des ressources humaines ou matérielles suffisantes, le délai d’accomplissement de tâches, l’inaccessibilité à d’autres ressources, etc.

Conclusion sur la planification de projet

La planification de projet est l’étape essentielle dans la mise en œuvre d’un projet. Elle doit respecter certaines étapes pour l’avancement normal des activités du projet. Le chef de projet doit vérifie si les objectifs sont atteints en termes de délai et si le livrable du projet est bien identifié. Ainsi donc, n’oubliez surtout pas d’anticiper d’éventuelles risques et de le résoudre au plus tôt.

J’espère que cet article vous a été utile. Merci et à très bientôt!